PENINGKATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN MTs DIPONEGORO TEGALSARI DENGAN MENERAPKAN SISTEM OTOMASI

PENINGKATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN

MTs DIPONEGORO TEGALSARI

DENGAN MENERAPKAN SISTEM OTOMASI

OLEH :

MUHAMMAD A’LAL FATA

NIM : 1113101073

 

STIKOM PGRI BANYUWANGI

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

2016

ABSTRAK

PENINGKATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN MTs DIPONEGORO TEGALSARI DENGAN MENERAPKAN SISTEM OTOMASI

Sistem otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-hari perpustakaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan MTs DIPONEGORO, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan MTs DIPONEGORO serta  untuk  mengetahui  masalah-masalah  yang  dihadapi  oleh  pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut.

Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu menggambarkan kondisi lapangan secara gambaran umum. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan MTs DIPONEGORO mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu   memberikan   manfaat   yang   cukup   besar   bagi   pengguna   untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer). Masalah- masalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi SLIMS, ketidaklengkapan fungsi menu,   dan   belum   adanya   pengelola   perpustakaan   yang   memiliki kompetensi khusus di bidang sistem otomasi.

1. PENDAHULUAN

            Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era informasi  saat  ini,  membuat  manusia  terus  berlomba  meningkatkan kesejahteraan akan berbagai kebutuhan dalam hidupnya, baik itu kebutuhan primer seperti sandang, pangan, dan papan maupun kebutuhan sekunder dan tertier yang berupa hiburan, kemewahan, dll. Begitupun dengan kebutuhan akan informasi, yang merupakan keterkaitan antara manusia sebagai makhluk sosial dengan lingkungan disekitarnya. Ada fenomena baru yang tengah berkembang saat ini, dimana informasi telah menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia sehari-hari. Oleh karena itu perpustakaan sebagai salah satu lembaga informasi yang berperan menyebarluaskan informasi jauh-jauh hari telah menyiapkan solusi akan tuntutan masyarakat yang menginginkan kemudahan dalam mengakses informasi.

Informasi  kini  telah  berkembang  sehingga  dapat  tersimpan  dalam berbagai bentuk, baik yang tercetak, tidak tercetak maupun elektronik. Keberadaan teknologi informasi berperan penting terhadap lahirnya berbagai macam bentuk informasi. Dalam hal ini perpustakaan memiliki posisi yang krusial, yaitu sebagai penyedia, pengelola, serta penyebarluasan informasi kepada masyarakat. Perpustakaan dan pustakawannya tidak bisa lagi hanya menunggu pengunjung atau pemakai datang ke perpustakaan, melainkan harus lebih  pro  aktif  menawarkan  jasa  pelayanan  informasinya,  tentunya  dengan bantuan teknologi informasi berupa perangkat komputer dan aplikasinya yang menghadirkan berbagai kemudahan baik untuk pustakawan ataupun pemakai (user).  Aplikasi  komputer  yang  terintegrasi  dengan  layanan  diperpustakaan yang selanjutnya diterapkan pada semua bidang pekerjaan perpustakaan dapat menjadi inti yang mendasari dimulainya era sistem layanan perpustakaan terautomasi.

Tentunya   hal   ini   berhubungan   erat   dengan   kemajuan   Teknologi Informasi   dan   Komunikasi   (TIK)   perpustakaan,   penggunaan   perangkat teknologi informasi baik keras (hardware) maupun lunak (software) mutlak dibutuhkan dalam sebuah lembaga informasi baik itu perpustakaan, pusat penelitian, maupun pusat informasi saat ini. Aplikasi TIK pada perpustakaan dapat memberikan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik, disamping keefektifan dan keefisienan dari segi waktu, biaya hingga sumber daya manusia (SDM). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dapat diaplikasikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan kepada pustakawan   dan   pemakai   (user)   dalam   melakukan   berbagai   kegiatanperpustakaan,  seperti  entri  katalog  dan  sistem  temu  kembali  secara  online (OPAC).

Perpustakaan asekolah sebagai unit kerja penyedia layanan informasi merupakan perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh lembaga pendidikan dengan tujuan utama membantu lembaga mencapai tujuannya. Tujuan atau visi dan misi masing-masing lembaga tentu berbeda-beda, Dalam pengertian ini, lembaga yang dimaksud adalah Madrasah Tsanawiyah Diponegoro.

Dari uraian diatas penulis tertarik untuk mencoba melakukan penelitian mengenai penerapan dan penggunaan sistem otomasi perpustakaan di perpustakaan Sekolah sebagai sebuah perpustakaan yang bertanggung  jawab  memenuhi  layanan  informasi  segenap  warga sekolah, serta pengaruhnya terhadap pelayanan teknis perpustakaan dan kinerja staf perpustakaan (pustakawan) dan para penggunanya (user).

2. METODE PENELITIAN

            Pendekatan  penelitian  yang  digunakan  dalam  karya ilmiyah  ini adalah dengan menggunakan pendekatan deskriptif-analitis, yaitu pendekatan penelitian untuk mengeksposisi atau menggambarkan kondisi lapangan secara gambaran umum.

            Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut :

1. Penelitian   Kepustakaan   (Library   Research),   bertujuan   untuk mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam material yang terdapat diruangan perpustakaan, seperti buku, majalah, dokumen, catatan dan kisah-kisah sejarah dan lain-lainnya. Pada hakekatnya  data  yang  diperoleh  dengan  penelitian  perpustakaan  ini dapat  dijadikan  landasan  dasar  dan  alat  utama  bagi  pelaksanaan penelitian lapangan secara umum.

2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mendatangi langsung kepada objek yang sedang diteliti, dengan cara :

a. Observasi, merupakan pengamatan langsung untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Dalam metode ini penulis akan mengamati secara langsung penggunaan sistem otomasi pada beberapa bidang kerja perpustakaan di MTs Diponegoro, seperti penelusuran literatur, katalog online (OPAC), pengolahan, dan sirkulasi.

b. Wawancara, merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap atau berdialog dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti. Secara teknis penulis akan mewawancarai salah seorang informan dalam penelitian ini, yaitu Kepala Perpustakaan MTs Diponegoro.

Sebelum penulis melakukan penelitian, penulis menentukan populasi dan sampel yang akan di teliti sebagai aspek penting dalam pengumpulan data.

Populasi  adalah  keseluruhan  unit  atau  individu  dalam ruang  lingkup yang ingin diteliti. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh pustakawan/pengelola perpustakaan dan pengguna (user) Perpustakaan MTs Diponegoro. Untuk populasi pengguna perpustakaan, peneliti merujuk pada pengunjung  perpustakaan.

            Sampel adalah sebagian dari populasi yang ingin diteliti, yang ciri-ciri dan keberadaannya  diharapkan  mampu  mewakili  atau  menggambarkan  ciri-ciri keberadaan populasi yang sebenarnya. Dalam pengambilan sampel, penulis mengambilnya secara acak, teknik ini berdasarkan konsep seleksi secara acak (random selection), yang pada dasarnya  setiap  elemen  populasi  dapat  mempunyai  kesempatan  yang  sama untuk menjadi sampel. Sampel dalam penelitian ini adalah pengunjung yang berada di perpustakaan pada waktu dilakukan penelitian.

            Setelah dilakukannya pengumpulan data sesuai dengan metode diatas, penulis memilah data tersebut menjadi 2 yaitu :

1.      Data primer, yaitu data yang diperoleh dari lapangan seperti pengguna (user) dan staf perpustakaan. Data primer terdiri dari data kualitatif berupa hasil wawancara dengan informan dalam hal ini kepala perpustakaan  Fakultas  Ushuluddin  dan  salah  satu  staf  perpustakaan, serta data kuantitatif berupa jawaban-jawaban responden (pengguna perpustakaan).

2.      Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perpustakaan dengan cara membaca buku-buku sebagai literatur, yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam karya ilmiyah ini.

adapun tujuan peneliti melakukan pemilahan data adalah untuk mempermudah pengelompoan informasi yang didapat peneliti dari pengumpulan data yang telah dilakukan terhadap populasi dan sampel yang ada.

Setelah data-data diperoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah data melalui beberapa tahap, yaitu:

a.   Editing,   yakni   mempelajari   kembali   berkas-berkas   data   yang   telah terkumpul, sehingga keseluruhan berkas itu dapat diketahui dan dinyatakan baik, sehingga dapat disiapkan untuk proses berikutnya.

b. Tabulating, yaitu mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban responden kedalam tabulasi atau tabel yang kemudian dicari prosentasenya untuk dianalisa.

Setelah data diolah, maka dilakukan analisa data. Dalam analisa data ini penulis akan menggunakan skala prosentase sederhana untuk menganalisa data kuantitatif. Sedangkan untuk menganalisa data kualitatif wawancara, penulis menggunakan teknik penalaran penyimpulan. Data-data yang telah diteliti kemudian diolah dengan pengukuran sederhana dan untuk diperhitungkan yang kemudian diinterpretasikan secara rasional.

3. HASIL PENELITIAN

            Setelah menyelesaikan seluruh metode penelitian yang sudah direncanakan, dan berdasarkan hasil data yang dikumpulkan, maka diketahui perbedaan antara sistem manual perpustakaan dan sistem automasi perpustakaan.

            Berdasarkan hasil penelitian diatas, sistem automasi memang lebih cepat dan lebih akurat dalam hal pelayanan dan pengolahan informasi dalam sebuah manajemen perpustakaan.

            Adapun faktor yang membedakan pelayanan dalam sebuah sistem yang digunakan perpustakaan meliputi segi-segi berikut :

-          Pengolahan Bahan Pustaka.

Adapun yang mencakup bahan pustakan adalah sebagai berikut :

1.      Pengkatalogan.

2.      Pelabelan, dll

Dalam bagian ini penggunaan sistem automasi akan lebih mempercepat pembuatan katalog dan juga label buku, hanya dengan melakukan print katalog dan label setelah semua data diinputkan, hasil akan langsung muncul, sedangkan dengan sistem manual justru memerlukan wajtu yang lebih lama dikarenakan pembuatannya harus dilakukan satu-persatu.

-          Pelayanan Bahan Pustaka

Untuk bagian pelayanan antara lain

1.      Temu kembali bahan pustaka

2.      Informasi ketersediaan bahan pustaka

3.      Durasi atau jangka peminjaman, dll

Dalam sistem perpustakaan penggunaan sistem automasi akan mempermudah sebab, semua informasi sudah ada pada database atau pangkalan data pada OPAC, hanya dengan memanfaatkan halaman pencarian dan kata kunci pencarian dalam beberapa detik informasi yang diinginkan akan langsung tampil, berbeda dengan sistem manual, untuk bagian pelayanan harus mencari satu-persatu informasi yang diinginkan pada beberapa buku catatan.

            Adapun sistem automasi yang digunakan di MTs Diponegoro adalah SLIMS (SENAYAN Library Management System) version 7 Codename Cendana, aplikasi ini berbasis web, sehingga bisa diakses oleh clien (pemustaka/user) dengan bebas tanpa hanya dengan melakukan instalasi pada server dan jaringan lokal sekolah.  

Rujukan

SALEH, Abdul Rahman, 2012,Manajemen Perpustakaan.Universitas Terbuka, Tangerang Selatan

RAHAYU, Lisda,2011,Pelayanan Bahan Pustaka.Universitas Terbuka, Tangerang Selatan