PENINGKATAN
PELAYANAN PERPUSTAKAAN
MTs DIPONEGORO
TEGALSARI
DENGAN MENERAPKAN
SISTEM OTOMASI
OLEH :
MUHAMMAD A’LAL
FATA
NIM :
1113101073
 |
STIKOM PGRI BANYUWANGI
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
2016
ABSTRAK
PENINGKATAN
PELAYANAN PERPUSTAKAAN MTs DIPONEGORO TEGALSARI DENGAN MENERAPKAN SISTEM
OTOMASI
Sistem otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan
teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun
pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia
dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-hari
perpustakaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem
otomasi yang diterapkan di Perpustakaan MTs DIPONEGORO, untuk mengetahui
manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna
perpustakaan MTs DIPONEGORO serta
untuk mengetahui masalah-masalah yang
dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam
menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari
solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut.
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu
menggambarkan kondisi lapangan secara gambaran umum. Pada hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan
MTs DIPONEGORO mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan
penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan
manfaat yang cukup
besar bagi pengguna
untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer).
Masalah- masalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem
otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan
terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk
pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi SLIMS, ketidaklengkapan
fungsi menu, dan belum
adanya pengelola perpustakaan yang
memiliki kompetensi khusus di bidang sistem otomasi.
1. PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi di era informasi saat
ini, membuat manusia terus berlomba
meningkatkan kesejahteraan akan berbagai
kebutuhan dalam hidupnya, baik itu
kebutuhan primer seperti sandang,
pangan, dan papan maupun kebutuhan
sekunder dan tertier yang
berupa hiburan, kemewahan, dll. Begitupun dengan kebutuhan akan
informasi, yang merupakan keterkaitan antara manusia sebagai makhluk sosial dengan lingkungan disekitarnya. Ada fenomena
baru yang tengah berkembang saat ini, dimana informasi telah menjadi bagian penting dalam
kehidupan manusia sehari-hari. Oleh karena itu perpustakaan sebagai salah
satu lembaga informasi yang berperan menyebarluaskan informasi jauh-jauh hari telah menyiapkan solusi akan tuntutan masyarakat
yang menginginkan kemudahan dalam mengakses
informasi.
Informasi kini
telah
berkembang sehingga dapat tersimpan
dalam
berbagai bentuk, baik yang tercetak,
tidak tercetak maupun elektronik. Keberadaan teknologi informasi berperan penting terhadap lahirnya berbagai macam bentuk informasi. Dalam
hal ini perpustakaan
memiliki posisi yang
krusial, yaitu sebagai penyedia, pengelola,
serta penyebarluasan informasi kepada
masyarakat. Perpustakaan dan pustakawannya tidak bisa lagi hanya menunggu pengunjung atau pemakai datang ke perpustakaan, melainkan harus lebih pro aktif menawarkan jasa pelayanan
informasinya,
tentunya
dengan
bantuan teknologi informasi berupa perangkat
komputer dan aplikasinya yang menghadirkan
berbagai kemudahan baik untuk
pustakawan ataupun pemakai
(user). Aplikasi komputer yang
terintegrasi dengan
layanan diperpustakaan yang selanjutnya diterapkan pada semua
bidang pekerjaan perpustakaan dapat menjadi inti yang mendasari dimulainya era sistem
layanan perpustakaan terautomasi.
Tentunya hal ini
berhubungan erat dengan
kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi
(TIK)
perpustakaan, penggunaan perangkat teknologi informasi
baik keras (hardware) maupun
lunak (software) mutlak dibutuhkan dalam sebuah lembaga informasi baik itu perpustakaan, pusat penelitian, maupun
pusat informasi saat ini. Aplikasi
TIK pada perpustakaan dapat memberikan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik, disamping keefektifan dan keefisienan dari segi
waktu, biaya hingga sumber daya manusia (SDM). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dapat
diaplikasikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan
kepada pustakawan dan pemakai
(user)
dalam melakukan berbagai kegiatanperpustakaan, seperti entri
katalog
dan
sistem temu
kembali
secara online (OPAC).
Perpustakaan asekolah sebagai
unit kerja penyedia layanan informasi merupakan
perpustakaan yang berada di bawah
pengawasan dan dikelola oleh lembaga pendidikan dengan tujuan utama membantu lembaga mencapai
tujuannya. Tujuan atau visi dan misi masing-masing lembaga tentu berbeda-beda, Dalam pengertian ini, lembaga yang dimaksud adalah
Madrasah Tsanawiyah Diponegoro.
Dari uraian diatas penulis tertarik untuk mencoba melakukan penelitian mengenai penerapan dan penggunaan sistem otomasi perpustakaan di perpustakaan Sekolah
sebagai sebuah perpustakaan yang
bertanggung jawab memenuhi
layanan informasi segenap warga sekolah, serta pengaruhnya terhadap
pelayanan teknis perpustakaan dan kinerja staf perpustakaan (pustakawan) dan para penggunanya (user).
2. METODE PENELITIAN
Pendekatan penelitian
yang digunakan
dalam karya ilmiyah ini adalah dengan menggunakan pendekatan deskriptif-analitis, yaitu pendekatan penelitian untuk mengeksposisi atau menggambarkan kondisi lapangan
secara gambaran umum.
Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai
berikut :
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research), bertujuan untuk mengumpulkan
data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam
material yang terdapat diruangan perpustakaan, seperti buku, majalah,
dokumen, catatan dan kisah-kisah sejarah dan lain-lainnya. Pada hakekatnya data yang
diperoleh
dengan
penelitian
perpustakaan
ini
dapat dijadikan landasan dasar
dan
alat
utama bagi pelaksanaan penelitian lapangan
secara umum.
2. Penelitian Lapangan
(Field Research), yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mendatangi
langsung kepada objek yang sedang diteliti, dengan cara :
a. Observasi, merupakan
pengamatan langsung
untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Dalam metode ini penulis akan mengamati secara langsung penggunaan sistem otomasi pada beberapa bidang kerja perpustakaan di MTs Diponegoro,
seperti penelusuran literatur, katalog online (OPAC), pengolahan, dan sirkulasi.
b. Wawancara, merupakan
teknik pengumpulan data yang digunakan
peneliti untuk mendapatkan
keterangan-keterangan lisan melalui
bercakap-cakap atau berdialog dan
berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti. Secara
teknis penulis akan mewawancarai
salah seorang informan dalam penelitian ini, yaitu Kepala Perpustakaan MTs Diponegoro.
Sebelum penulis melakukan penelitian, penulis menentukan populasi
dan sampel yang akan di teliti sebagai aspek penting dalam pengumpulan data.
Populasi adalah keseluruhan
unit atau individu
dalam ruang lingkup yang ingin
diteliti. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh
pustakawan/pengelola perpustakaan dan pengguna (user) Perpustakaan MTs
Diponegoro. Untuk populasi pengguna perpustakaan, peneliti merujuk pada pengunjung perpustakaan.
Sampel adalah
sebagian dari populasi yang ingin diteliti, yang ciri-ciri dan keberadaannya diharapkan
mampu mewakili atau
menggambarkan ciri-ciri
keberadaan populasi yang sebenarnya. Dalam pengambilan sampel, penulis
mengambilnya secara acak, teknik ini berdasarkan konsep seleksi secara acak (random
selection), yang pada dasarnya
setiap elemen populasi
dapat mempunyai kesempatan
yang sama untuk menjadi sampel.
Sampel dalam penelitian ini adalah pengunjung yang berada di perpustakaan pada waktu
dilakukan penelitian.
Setelah
dilakukannya pengumpulan data sesuai dengan metode diatas, penulis memilah data
tersebut menjadi 2 yaitu :
1.
Data
primer, yaitu data yang diperoleh dari lapangan seperti pengguna (user) dan
staf perpustakaan. Data primer terdiri dari data kualitatif berupa hasil
wawancara dengan informan dalam hal ini kepala perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan salah
satu staf perpustakaan, serta data kuantitatif berupa
jawaban-jawaban responden (pengguna perpustakaan).
2.
Data
sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perpustakaan dengan cara membaca
buku-buku sebagai literatur, yang berkaitan dengan permasalahan yang akan
dibahas dalam karya ilmiyah ini.
adapun tujuan peneliti melakukan pemilahan data adalah untuk
mempermudah pengelompoan informasi yang didapat peneliti dari pengumpulan data
yang telah dilakukan terhadap populasi dan sampel yang ada.
Setelah data-data diperoleh maka
langkah selanjutnya adalah mengolah data melalui beberapa tahap, yaitu:
a. Editing, yakni
mempelajari kembali berkas-berkas data
yang telah terkumpul, sehingga
keseluruhan berkas itu dapat diketahui dan dinyatakan baik, sehingga dapat
disiapkan untuk proses berikutnya.
b. Tabulating, yaitu mentabulasikan atau memindahkan
jawaban-jawaban responden kedalam tabulasi atau tabel yang kemudian dicari
prosentasenya untuk dianalisa.
Setelah data diolah, maka dilakukan
analisa data. Dalam analisa data ini penulis akan menggunakan skala prosentase
sederhana untuk menganalisa data kuantitatif. Sedangkan untuk menganalisa data
kualitatif wawancara, penulis menggunakan teknik penalaran penyimpulan.
Data-data yang telah diteliti kemudian diolah dengan pengukuran sederhana dan
untuk diperhitungkan yang kemudian diinterpretasikan secara rasional.
3. HASIL PENELITIAN
Setelah menyelesaikan seluruh metode penelitian yang sudah
direncanakan, dan berdasarkan hasil data yang dikumpulkan, maka diketahui
perbedaan antara sistem manual perpustakaan dan sistem automasi perpustakaan.
Berdasarkan hasil
penelitian diatas, sistem automasi memang lebih cepat dan lebih akurat dalam
hal pelayanan dan pengolahan informasi dalam sebuah manajemen perpustakaan.
Adapun faktor yang
membedakan pelayanan dalam sebuah sistem yang digunakan perpustakaan meliputi
segi-segi berikut :
-
Pengolahan
Bahan Pustaka.
Adapun yang
mencakup bahan pustakan adalah sebagai berikut :
1.
Pengkatalogan.
2.
Pelabelan,
dll
Dalam
bagian ini penggunaan sistem automasi akan lebih mempercepat pembuatan katalog
dan juga label buku, hanya dengan melakukan print katalog dan label setelah
semua data diinputkan, hasil akan langsung muncul, sedangkan dengan sistem
manual justru memerlukan wajtu yang lebih lama dikarenakan pembuatannya harus
dilakukan satu-persatu.
-
Pelayanan
Bahan Pustaka
Untuk bagian
pelayanan antara lain
1.
Temu
kembali bahan pustaka
2.
Informasi
ketersediaan bahan pustaka
3.
Durasi
atau jangka peminjaman, dll
Dalam
sistem perpustakaan penggunaan sistem automasi akan mempermudah sebab, semua
informasi sudah ada pada database atau pangkalan data pada OPAC, hanya dengan
memanfaatkan halaman pencarian dan kata kunci pencarian dalam beberapa detik
informasi yang diinginkan akan langsung tampil, berbeda dengan sistem manual,
untuk bagian pelayanan harus mencari satu-persatu informasi yang diinginkan
pada beberapa buku catatan.
Adapun sistem
automasi yang digunakan di MTs Diponegoro adalah SLIMS (SENAYAN Library
Management System) version 7 Codename Cendana, aplikasi ini berbasis web,
sehingga bisa diakses oleh clien (pemustaka/user) dengan bebas tanpa hanya
dengan melakukan instalasi pada server dan jaringan lokal sekolah.
Rujukan
SALEH, Abdul Rahman, 2012,Manajemen Perpustakaan.Universitas
Terbuka, Tangerang Selatan
RAHAYU, Lisda,2011,Pelayanan Bahan Pustaka.Universitas
Terbuka, Tangerang Selatan
